Politica de confidențialitate MiriDar

Pentru datele contului, trialului, contractului și relației comerciale, operatorul este:

MIRIDAR SOLUTIONS S.R.L.
IDNO: 1025600025490
Brand: MiriDar

Contact:

• email: office@miridar.com;
• telefon: +373 683 09049;
• formular: https://miridar.com/ro/contact;
• sediu și adresă pentru corespondență: str. Mihai Viteazul 4, Chișinău, Republica Moldova.

Pentru orice întrebare sau cerere privind datele cu caracter personal, inclusiv exercitarea drepturilor descrise la secțiunea 16, scrie la office@miridar.com cu subiectul „Protecția datelor". Cererile sunt tratate de persoana desemnată de MiriDar ca punct de contact pentru protecția datelor.

MiriDar este operator pentru datele necesare creării contului, securității platformei, administrării trialului și contractului și comunicării comerciale. Acestea sunt datele descrise la secțiunea 3.1.

MiriDar este persoană împuternicită pentru datele pe care compania client le introduce sau le generează în spațiul său din platformă: date despre angajați, candidați, clienți, lead-uri, contacte, contracte, documente și orice alt conținut de business. Pentru aceste date, compania client stabilește scopurile și mijloacele prelucrării și acționează ca operator, iar MiriDar prelucrează exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale companiei. Rolurile, instrucțiunile și garanțiile se reglementează prin contract și prin acordul de prelucrare a datelor (Data Processing Agreement) încheiat cu compania client.

MiriDar nu folosește datele de business ale unei companii client în scopuri proprii, nu le pune la dispoziția altor companii client și nu le utilizează pentru a antrena modele.

Dacă ești angajatul, candidatul sau contactul unei companii care folosește MiriDar, cererile privind datele introduse de acea companie se adresează companiei respective, care decide asupra lor. MiriDar o sprijină să răspundă, conform obligațiilor contractuale și legale.

3.1. Date pentru care MiriDar este operator

La înregistrare și autentificare:

• prenume și nume;
• email;
• telefon;
• numele companiei;
• produsul selectat;
• alegerea privind datele demo;
• limba preferată;
• parola în formă hash-uită, dacă alegi autentificarea locală;
• identificatorul tehnic Google (sub) și informațiile de profil autorizate de tine, dacă alegi autentificarea Google;
• versiunea Termenilor acceptați și a Politicii citite, împreună cu data și ora;
• consimțământul de marketing, dacă îl oferi;
• date tehnice de securitate: adresa IP, user-agent, momentul și rezultatul cererilor;
• parametri de campanie limitați (UTM source, medium, campaign, term, content), dacă ai ajuns printr-un astfel de link.

Nu stocăm parola în clar. Tokenurile de verificare, de asociere a contului Google și de resetare a parolei sunt păstrate exclusiv în formă hash-uită.

În timpul utilizării:

• date despre cont, roluri, companie, licență și entitlement-uri;
• preferințe de limbă și de afișare;
• progresul tururilor de onboarding;
• evenimente operaționale: finalizarea înregistrării, alegerea sau ștergerea datelor demo, semnarea contractului, executarea workflow-urilor;
• loguri de securitate și de audit al acțiunilor administrative;
• cereri de suport și corespondența cu echipa MiriDar.

3.2. Date pentru care MiriDar este persoană împuternicită

Datele de business introduse de compania client în MiriDar CRM și MiriDar HR App, împreună cu metadatele operaționale generate de platformă. Categoriile și volumul acestora sunt decise exclusiv de companie.

Aceste date pot include, în funcție de modulele utilizate de companie:

• date despre angajați, inclusiv date privind concediile;
• date privind starea de sănătate, atunci când compania înregistrează concedii medicale sau încarcă documente justificative de acest tip. Aceste date reprezintă o categorie specială de date cu caracter personal. Compania client decide dacă le introduce, în ce condiții și cu ce temei; MiriDar le stochează și le pune la dispoziția utilizatorilor autorizați de companie, cu control de acces pe rol și izolare între companii, fără a le consulta în alte scopuri;
• date despre candidați, inclusiv CV-uri și documente atașate;
• date despre clienți, lead-uri, contacte și contracte;
• înregistrări de apel, atunci când compania își conectează propriul sistem de telefonie.

Personalul MiriDar nu are acces curent la aceste date. Accesul se acordă nominal și cu titlu excepțional, numai la cererea companiei client, pentru suport sau pentru remedierea unui incident, sub obligație de confidențialitate.

3.3. Date demo

Datele demo furnizate de MiriDar sunt fictive și nu se referă la persoane reale. Acțiunile tale asupra lor pot fi înregistrate ca parte a utilizării contului și a progresului de onboarding.

Primim date:

• direct de la tine, din formularul de înregistrare și din aplicație;
• de la Google, dacă alegi autentificarea Google;
• de la administratorul companiei tale, dacă îți creează sau îți gestionează accesul;
• automat, din dispozitivul și browserul tău și din logurile de securitate;
• din integrările pe care compania le configurează în platformă;
• din comunicările și contractele încheiate cu MiriDar.

Dacă accesul tău a fost creat de administratorul companiei, datele tale de identificare și de contact provin de la companie, iar prezenta Politică îți este pusă la dispoziție la prima autentificare.

Datele marcate ca obligatorii în formularul de înregistrare — nume, email, telefon, denumirea companiei și produsul selectat — sunt necesare pentru crearea contului și a spațiului companiei. Fără ele nu putem încheia și executa contractul, iar contul nu poate fi creat.

Consimțământul de marketing și alegerea privind datele demo sunt opționale. Refuzul lor nu afectează în niciun fel crearea contului, durata trialului sau accesul la funcționalități.

Dacă alegi Continuă cu Google, Google ne transmite un credential pe care îl validăm pe server, împreună cu informațiile de profil pe care le autorizezi. Folosim identificatorul tehnic Google (sub) pentru a recunoaște contul.

Dacă există deja un cont local cu același email, nu asociem automat identitatea Google. Trimitem un link unic la adresa existentă, iar asocierea are loc numai după ce confirmi controlul asupra acelei căsuțe de email.

Nu solicităm acces la Gmail, Google Drive sau la alte date din contul tău Google.

Pentru prelucrarea realizată de Google în calitate de operator propriu, consultă politica de confidențialitate Google aplicabilă serviciului de identitate.

MiriDar CRM include funcționalități opționale bazate pe modele de inteligență artificială, cum sunt analiza CV-urilor, generarea de texte și asistența în fluxurile de lucru. Aceste funcționalități sunt dezactivate implicit.

Cine controlează prelucrarea. Funcționalitățile AI devin disponibile numai după ce compania client sau un utilizator autorizat de aceasta introduce în platformă propriile credențiale de acces la un furnizor de servicii AI. MiriDar nu deține și nu pune la dispoziție un cont propriu de furnizor AI pentru prelucrarea datelor de business. În consecință, compania client alege furnizorul, contractează direct cu acesta și decide ce date îi sunt trimise. MiriDar furnizează mecanismul tehnic prin care cererea este transmisă furnizorului ales de companie.

Furnizorii tehnic disponibili în platformă sunt OpenAI și Google (Gemini). Compania client poate activa unul, ambele sau niciunul.

Ce date sunt transmise. Se transmite numai conținutul necesar sarcinii solicitate, la momentul acțiunii explicite a unui utilizator sau a unui flux configurat de companie. De exemplu, la analiza unui CV se transmite conținutul documentului respectiv, care poate cuprinde numele, datele de contact și informațiile profesionale incluse de candidat. Nu se transmit datele altor companii client și nu se transmite baza de date a companiei.

Cum protejăm datele. Credențialele furnizorilor sunt stocate criptat și sunt limitate la utilizatorul sau compania care le-a introdus; nu sunt partajate între companii. Fiecare cerere este înregistrată în evidențele de utilizare ale companiei, astfel încât compania să poată verifica ce a fost trimis și când.

Ce nu facem. MiriDar nu antrenează modele de inteligență artificială și nu folosește datele de business ale companiilor client pentru dezvoltarea de modele, proprii sau ale terților.

Responsabilitatea companiei client. Întrucât contul de furnizor AI aparține companiei, condițiile de utilizare a datelor de către furnizor — inclusiv dacă furnizorul le folosește pentru antrenarea propriilor modele și cât timp le păstrează — se stabilesc în relația directă dintre companie și furnizor. Recomandăm companiei să configureze aceste condiții înainte de a activa funcționalitatea și să informeze persoanele vizate, acolo unde este necesar.

Pe lângă funcționalitățile AI, platforma permite companiei client să conecteze servicii externe: email de marketing, boți Telegram, sisteme de telefonie și servere SMTP proprii pentru trimiterea emailurilor.

Pentru toate acestea se aplică aceeași regulă: conturile, cheile de acces și abonamentele aparțin companiei client, sunt introduse de aceasta în platformă și sunt stocate criptat. MiriDar nu contractează cu acești furnizori în numele companiei și nu decide ce date le sunt transmise. Compania client alege furnizorul, îl activează, stabilește ce date circulă către el și rămâne responsabilă pentru informările, temeiurile și acordurile necesare în relația cu acel furnizor.

Compania poate dezactiva oricare dintre aceste integrări, iar transmiterea datelor către furnizorul respectiv încetează.

Accesul este limitat la ceea ce este strict necesar. Datele pot fi puse la dispoziția:

Furnizorilor aleși de MiriDar, care prelucrează date în numele nostru, pe bază contractuală și sub obligații de confidențialitate și securitate:

• Hetzner Online GmbH, Germania — găzduirea serverelor, a bazei de date și a copiilor de rezervă;
• Amplica S.R.L., Republica Moldova — transmiterea emailurilor tranzacționale ale platformei: verificarea adresei, resetarea parolei și notificările legate de cont, trial și ștergerea datelor;
• Google, pentru serviciul de identitate, atunci când alegi autentificarea Google.

Aceasta este lista completă a furnizorilor pe care îi alegem noi. Nu folosim servicii externe de monitorizare a aplicației, de analiză a comportamentului utilizatorilor sau de publicitate.

Furnizorilor aleși și activați de compania client, în condițiile secțiunilor 8 și 9.

Altor destinatari:

• personalului autorizat MiriDar, pentru suport, securitate, administrarea contractului și furnizarea serviciului;
• consultanților profesioniști, contabililor și auditorilor, sub obligații de confidențialitate;
• autorităților publice, atunci când divulgarea este impusă de lege sau este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție.

Nu vindem datele cu caracter personal, nu le închiriem și nu le punem la dispoziția brokerilor de date. Nu permitem niciunei companii client să acceseze datele altei companii client.

Lista actualizată a furnizorilor pe care îi folosim în calitate de persoane împuternicite este pusă la dispoziția companiilor client în cadrul acordului de prelucrare a datelor și poate fi solicitată la office@miridar.com.

Infrastructura MiriDar — serverele aplicației, baza de date și copiile de rezervă — este găzduită în Germania, într-un centru de date al furnizorului Hetzner Online GmbH. Germania este stat membru al Uniunii Europene și asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, astfel încât găzduirea datelor tale nu necesită garanții suplimentare.

Emailurile tranzacționale ale platformei sunt transmise prin Amplica S.R.L., cu prelucrare în Republica Moldova. Acest serviciu nu implică un transfer în afara țării.

Transferuri către state care nu asigură un nivel adecvat de protecție pot interveni numai în două situații:

1. Serviciul de identitate Google, dacă alegi autentificarea Google. Acest transfer este necesar pentru executarea operațiunii de autentificare pe care o inițiezi tu, iar temeiul lui este chiar această cerere a ta. Dacă preferi să eviți transferul, poți folosi autentificarea prin email și parolă.
2. Integrările activate de compania client, descrise la secțiunile 8 și 9, inclusiv furnizorii de servicii de inteligență artificială stabiliți în Statele Unite ale Americii. În aceste cazuri compania client alege furnizorul și decide transferul, în baza relației contractuale directe cu acesta.

În afara acestor două situații, MiriDar nu transferă date către state care nu asigură un nivel adecvat de protecție. Dacă un astfel de transfer va deveni necesar, vom aplica în prealabil contractul standard pentru transmiterea transfrontalieră a datelor aprobat de Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal sau un alt mecanism prevăzut de lege, și vom actualiza această Politică. Poți solicita informații despre garanțiile aplicate scriind la office@miridar.com.

Înainte de ștergerea automată a spațiului companiei trimitem notificări cu 30, 7 și 1 zi înainte de termen, la adresa de email a administratorului.

Ștergerea definitivă se produce astfel: datele sunt eliminate din sistemele active la data comunicată, iar copiile de rezervă care le mai conțin sunt suprascrise în cel mult 7 zile de la acea dată. Copiile de rezervă nu sunt folosite pentru reactivarea selectivă a unui spațiu șters și nu pot fi restaurate parțial la cererea unui client.

Înregistrarea și administrarea contului folosesc automatizări pentru verificarea adresei de email, protecția împotriva abuzului, crearea spațiului companiei, aplicarea licenței și rutarea tehnică a proceselor.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

Dacă o cerere de înregistrare sau o acțiune în platformă este blocată automat de mecanismele antiabuz, ai dreptul să obții intervenția unei persoane din partea MiriDar, să îți exprimi punctul de vedere și să contești rezultatul. Scrie la office@miridar.com și cererea va fi analizată de o persoană.

Aplicația folosește cookie-uri și stocare locală strict necesare pentru funcționarea serviciului: menținerea sesiunii, securitatea autentificării, limba selectată, preferințele de afișare și funcționarea interfeței. Acestea nu necesită consimțământ, întrucât fără ele serviciul solicitat de tine nu poate fi furnizat.

Nu folosim cookie-uri de publicitate, de urmărire între site-uri sau de profilare, și nu integrăm instrumente de analiză externe în aplicație.

Dacă vom introduce cookie-uri care nu sunt strict necesare, vom actualiza această informare și vom implementa un mecanism de consimțământ înainte de activarea lor.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, între care:

• stocarea parolelor și a tokenurilor exclusiv sub formă hash-uită;
• criptarea credențialelor sensibile, inclusiv a celor pentru integrările configurate de companie;
• control de acces pe rol și pe companie;
• izolarea strictă a datelor între companiile client;
• limitarea ratei cererilor și protecție împotriva abuzului;
• jurnalizarea acțiunilor administrative;
• copii de rezervă, monitorizare și proceduri documentate de răspuns la incidente;
• acces limitat, nominal și înregistrat pentru personalul autorizat.

Nicio măsură de securitate nu elimină complet riscul. Dacă se produce o încălcare a securității datelor cu caracter personal care prezintă un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor, o notificăm Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în cel mult 72 de ore de la momentul în care luăm cunoștință de aceasta. Dacă încălcarea prezintă un risc ridicat, informăm și persoanele vizate, fără întârziere nejustificată.

Atunci când incidentul privește datele de business ale unei companii client, informăm compania respectivă fără întârziere nejustificată, pentru ca aceasta să își poată îndeplini propriile obligații de notificare.

În condițiile Legii nr. 195/2024, ai dreptul să soliciți:

• confirmarea faptului că prelucrăm date despre tine și accesul la acestea;
• rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• ștergerea datelor;
• restricționarea prelucrării;
• opoziția la prelucrarea întemeiată pe interesul nostru legitim, inclusiv la prelucrarea în scop de marketing direct;
• portabilitatea datelor, pentru prelucrările efectuate prin mijloace automate în temeiul consimțământului sau al contractului;
• retragerea consimțământului, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
• informații despre garanțiile aplicate transferurilor internaționale;
• depunerea unei plângeri la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și adresarea unei acțiuni în instanță.

Trimite cererea la office@miridar.com. Îți răspundem în termen de o lună de la primirea cererii. Dacă cererea este complexă sau dacă am primit un număr mare de cereri, putem prelungi termenul cu cel mult două luni, informându-te despre prelungire și despre motivele acesteia în prima lună.

Exercitarea drepturilor este gratuită. Dacă o cerere este vădit nefondată sau excesivă, în special din cauza caracterului repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza să dăm curs cererii, explicându-ți motivele.

Pentru a evita divulgarea datelor tale către altcineva, putem solicita informații suplimentare rezonabile necesare confirmării identității.

Autoritatea de supraveghere: Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, https://datepersonale.md/.

Dacă cererea ta privește date introduse în platformă de o companie client — de exemplu datele tale de angajat sau de candidat — te vom îndruma către compania respectivă, care decide asupra acestor date în calitate de operator, și o vom sprijini să îți răspundă.

Mesajele de marketing sunt opționale și se trimit numai dacă ți-ai exprimat consimțământul. Caseta de consimțământ nu este bifată în prealabil.

Te poți dezabona oricând, prin linkul din fiecare mesaj sau printr-o cerere la office@miridar.com. Retragerea este la fel de simplă ca acordarea consimțământului și produce efecte fără întârziere nejustificată.

Retragerea consimțământului de marketing nu afectează emailurile tranzacționale necesare funcționării contului: verificarea adresei, resetarea parolei, alertele de securitate, notificările privind trialul, contractul și ștergerea datelor. Acestea nu se bazează pe consimțământ și nu pot fi dezactivate cât timp contul există.

Contul MiriDar se adresează reprezentanților companiilor și utilizatorilor profesionali. Pentru a crea un cont trebuie să ai cel puțin 18 ani, întrucât crearea contului presupune acceptarea Termenilor de utilizare în numele unei companii. Aceasta este o condiție contractuală și nu colectăm date despre minori prin fluxul de înregistrare.

Dacă o companie client introduce în platformă date despre persoane sub 18 ani — de exemplu angajați minori sau candidați minori — acele date sunt prelucrate sub responsabilitatea companiei, în calitatea sa de operator, care trebuie să asigure temeiul juridic și informările necesare, inclusiv acordul reprezentantului legal atunci când legea îl impune.

Putem actualiza această Politică atunci când se schimbă produsul, furnizorii, scopurile prelucrării sau legislația aplicabilă.

Publicăm întotdeauna versiunea și data intrării în vigoare. Versiunile anterioare rămân accesibile pentru consultare. Atunci când schimbarea este semnificativă, te informăm prin email sau printr-o notificare în aplicație înainte ca aceasta să producă efecte. Dacă o prelucrare nouă necesită consimțământ, ți-l solicităm separat, înainte de a începe prelucrarea.

Pentru întrebări privind această Politică sau pentru exercitarea drepturilor tale:

• email: office@miridar.com, subiect „Protecția datelor";
• telefon: +373 683 09049;
• formular: https://miridar.com/ro/contact;
• corespondență: str. Mihai Viteazul 4, Chișinău, Republica Moldova.